brandpfeil success stories: Unsere API für externe Auftraggeber bei der PVZ

Ausgangssituation: Das Kundenservice-System der PVZ

Unsere Kundin, die Pressevertriebszentrale (PVZ), verwaltet Abonnements für zahlreiche Werbefirmen. Diese generieren Abos und übermitteln sie an die PVZ, die sich um Zahlungsabwicklung, Rechnungen, Kündigungen und den Kundenservice kümmert. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Prozesse sind Formulare, die für verschiedene Anliegen genutzt werden - sei es für Widerruf, Kündigung oder Aktualisierung der Zahlungsdaten.

In der Vergangenheit wurden diese Formulare klassisch per E-Mail übermittelt, was mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden war. Jede Anfrage musste geprüft, relevante Kundendaten mussten herausgesucht und Rückmeldungen mussten individuell erstellt werden. Mit der steigenden Anzahl an Anfragen wurde dieses Verfahren zunehmend ineffizient. Gleichzeitig wurden externe Auftraggeberinnen kürzlich gesetzlich verpflichtet, bestimmte Formulare direkt auf ihren eigenen Websites für Abonnentinnen bereitzustellen. Dies stellte eine neue Herausforderung dar: Wie kann sichergestellt werden, dass die Formulare sowohl für die Kundinnen leicht zugänglich sind als auch zuverlässig und effizient bearbeitet werden?

Die Lösung: Automatisierte Anfragen über eine zentrale API

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entwickelten wir eine Schnittstelle, die es der PVZ ermöglicht, Anfragen automatisiert zu bearbeiten. Sie erlaubt es externen Auftraggeberinnen außerdem, eigene Formulare auf ihren Websites bereitzustellen. Diese Formulare sind direkt mit unserer Schnittstelle verbunden und übermitteln Anfragen automatisiert an die PVZ, ohne dass eine manuelle Bearbeitung notwendig ist.

Pflichtangaben wie Kundennummer/Abonummer und Postleitzahl werden direkt beim Absenden überprüft. Sind die Daten vollständig und korrekt, wird das entsprechende Abonnement aus dem Server der PVZ entnommen und die Anfrage wird ohne Verzögerung bearbeitet. Fehlerhafte oder unvollständige Anfragen erhalten eine sofortige Rückmeldung, sodass Kundinnen noch während des Ausfüllens Korrekturen vornehmen können. Das reduziert Nachfragen und Wartezeiten erheblich und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Projektverlauf & Meilensteine

Effizienz und Rechtskonformität für alle Beteiligten

Vorteile für die PVZ:
Durch die Einführung der API konnte der administrative Aufwand bei der Bearbeitung von Kundenanfragen deutlich reduziert werden. Da die Anfragen automatisiert und ohne manuellen Zwischenschritt verarbeitet werden, entfallen aufwendige Prüfungen. Der gesamte Prozess fügt sich nahtlos in bestehende Systeme ein, ist flexibel erweiterbar und sorgt langfristig für mehr Effizienz und Transparenz. Gleichzeitig erhöht die Standardisierung der Anfragen die Zuverlässigkeit des Kundenservices und trägt damit wesentlich zur Qualitätssicherung bei.

Vorteile für externe Auftraggeberinnen:
Externe Auftraggeberinnen profitieren von einer unkomplizierten und sicheren Möglichkeit, ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Sie können die erforderlichen Formulare direkt auf ihrer eigenen Website bereitstellen, während die Übermittlung an die PVZ automatisch erfolgt. Die technische Umsetzung liegt dabei vollständig bei PVZ – ein klarer Vorteil für Auftraggeberinnen, die ohne eigenen Aufwand rechtskonforme Prozesse etablieren möchten.

Vorteile für Verbraucherinnen:
Für Verbraucherinnen ergeben sich spürbare Verbesserungen in der Servicequalität. Anfragen werden schneller bearbeitet, da sie automatisiert an die PVZ übermittelt und dort direkt weiterverarbeitet werden. Fehlerhafte oder unvollständige Eingaben werden sofort zurückgemeldet, was die gesamte Kommunikation beschleunigt und transparenter macht. Insgesamt profitieren Kundinnen von einem zuverlässigeren und effizienteren Serviceerlebnis.

Technische Umsetzung

Die API basiert auf einer REST-Architektur mit klar strukturierten Endpunkten und standardisierter Datenübertragung. Jede Anfrage folgt einem festen Schema mit Pflichtfeldern, die automatisch validiert werden. Fehlerhafte Eingaben führen zu unmittelbarem Feedback an die Nutzerinnen.

Besonders herausfordernd war, dass durchweg mit Echtdaten gearbeitet wird und jede Anfrage direkte Auswirkungen auf die Aboverwaltung von Verbraucherinnen hat. Deshalb war höchste Sorgfalt bei der Anbindung und Verarbeitung der Schnittstelle erforderlich. Mithilfe einer Staging-Umgebung konnten neue Formulare vor dem Livegang umfassend getestet werden – ein wichtiger Schritt zur Qualitätssicherung im Umgang mit sensiblen Daten.

Externe Auftraggeberinnen können ihre Formulare individuell gestalten und diese mit der Schnittstelle verknüpfen, die eine einheitliche und sichere Verarbeitung garantiert. Zur besseren Datensicherheit werden Zugriffsrechte außerdem gezielt vergeben, sodass nur autorisierte Funktionen verfügbar sind. Eine integrierte Log-Funktion dokumentiert alle Anfragen samt Rückmeldungen und Fehlercodes, was eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht.