So funktioniert unser Projektmanagement

Wie läuft bei uns eigentlich gutes Projektmanagement ab? Welche Herausforderungen gibt es? Und ist Projektmanagement automatisch immer mit Stress verbunden? Diese und noch weitere Fragen klären wir in diesem Blogbeitrag.
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von Michael

Ohne Projektmanager*innen bei brandpfeil geht einfach nichts! Aufgaben würden nicht verteilt, Deadlines nicht eingehalten werden und unsere Kunden hätten keinen festen Ansprechpartner. Wir verraten, vor welchen täglichen Herausforderungen Projektmanager*innen bei brandpfeil stehen und welche Faktoren für den Erfolg eines Teams verantwortlich sind. 

Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers bei brandpfeil?

Auf diese Frage gibt es sicher eine theoretische Antwort. Aber Projektmanager*innen bei brandpfeil sind in erster Linie für die Kommunikation mit Kunden verantwortlich. Sie müssen sehen und hören, was unsere Kunden brauchen. Intern steuern die Projektmanager*innen dann Projekte und Aufgaben durch die Untiefen unserer internen Prozesse und berücksichtigen dabei Termine und Abhängigkeiten. 

Aber es gibt noch mehr als das: Wir bei brandpfeil sind stolz darauf, ein tiefes Verständnis für das Geschäft unserer Kunden zu entwickeln und die Produkte und Dienstleistungen der Unternehmen so zu betrachten, wie es deren Kunden tun würden. Es kostet viel Energie, den Blickwinkel immer wieder zu ändern, vor allem, wenn man mehrere Kunden gleichzeitig betreut. 

„Unsere Projektmanager*innen steuern nicht nur Kundenprojekte, sondern haben auch ein tiefes Verständnis für die Belange unserer Kunden. Sie betrachten ihre Produkte und Dienstleistungen so wie ihre Kunden es tun würden.“

Als Agentur haben wir zusätzlich den Vorteil, dass unsere Projektmanager*innen durch ihre Berufserfahrung Expertise aus unterschiedlichsten Bereichen mitbringen; dieses Hintergrundwissen hilft uns dabei, Kundenanfragen besser einzuordnen, ggf. direkt im Projektmanagement bearbeiten zu können oder durch ein ausführliches Briefing ressourcensparend in den Gewerken zu platzieren. Unsere Projektmanager*innen schauen dabei stets über den Tellerrand hinaus und arbeiten sich in neue Themen ein, um die Arbeit in den Gewerken noch besser zu verstehen. 

Ist es ein stressiger Job, Projektmanager*in zu sein? Was sind die Schlüssel für erfolgreiches Projektmanagement?

Wenn es richtig durchgeführt wird, muss Projektmanagement nicht stressig sein. Aber PMs sollten ihr Arbeitspensum im Auge behalten und darauf verzichten, neue Projekte zu starten, bevor die alten abgeschlossen und ausgewertet sind. 

Außerdem ist Projektmanagement kein Job für jedermann. Viele Wirtschaftsabsolventen kommen von der Universität und denken, dass sie wissen, wie man Projekte managt. Aber es gehört viel mehr dazu, als Leuten zu sagen, was sie tun sollen. Man muss eine Menge Fähigkeiten mitbringen, um in diesem Bereich erfolgreich zu sein. Es gibt jedoch eine Sache, die auf der Pflichtenliste des Projektmanagements am wichtigsten ist: 

  • Eine klare Kommunikation auf Augenhöhe und ein gemeinsames Verständnis von Zielen mit den am Projekt beteiligten Personen, sei es ein Kunde, ein Stakeholder oder jemand aus dem Projektteam


Die meisten Projekte scheitern an der Initiierung. Erst wenn Vorgaben, Ziele und Budgets zwischen dem Kunden, unserem Projektmanager und dem Projektteam klar kommuniziert sind, ist es an der Zeit, mit der Detailplanung und der Verteilung einzelner Aufgaben zu beginnen.

„Gutes Projektmanagement muss nicht zwingend mit Stress verbunden sein. Es kommt auf die Arbeitsweise an. Besonders wichtig sind zudem die persönlichen Fähigkeiten, wie z.B. in der Lage zu sein, mit Kunden auf Augenhöhe zu kommunizieren.“

Natürlich kann Projektmanagement stressig sein, wenn man zu viele Dinge auf dem Tisch hat. Deshalb unterstützen wir unsere Projektmanager*innen sowohl mit Prozessen als auch mit IT-Systemen, damit sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.

Was sind deine Erfahrungen mit der Überwachung von Mitarbeitern, wenn sie bspw. im Homeoffice sind?

„Mitarbeiterüberwachung“ ist nicht der richtige Weg, wenn man aus der Ferne arbeitet. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern, dass sie an den Projekten unserer Kunden arbeiten und nicht shoppen gehen. Wir arbeiten in funktionsübergreifenden Teams, deren Mitglieder Informationen mit ihren Kollegen teilen müssen, egal wann und wo sie arbeiten. Besonders in einer Multi-Projekt-Umgebung ist dies nicht nur mit Projekt-Jour-Fixes und Meetings zu bewerkstelligen. 

Wir setzen „Active Collab“ als unser zentrales Agentur-Tool ein, da wir festgestellt haben, dass Transparenz ein Schlüssel für erfolgreiches Arbeiten auch aus der Ferne ist. So ist für jeden klar:

  • was vereinbart worden ist
  • was zu tun ist
  • wer verantwortlich ist
  • wann mit den Aufgaben gerechnet werden kann 

Neben der Verfügbarkeit von Informationen ist es weiterhin wichtig, dass man sich regelmäßig sieht, sei es für Projektzwecke oder einfach nur bei einem virtuellen Kaffee. Wir nutzen für diese Zwecke eine Kombination aus Slack und Zoom.

Wie funktioniert Teamarbeit am Arbeitsplatz?

Für uns stellt sich die Frage: Wie können wir wirklich als Team zusammenarbeiten? Dies ist zu einer unserer größten Herausforderungen geworden, da es so wichtig für unseren Erfolg ist. 

Durch striktes Aufgabenmanagement lassen sich die Aufgaben leicht verteilen und abarbeiten. Aber für die Qualität des Outputs und für das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen ist es mindestens genauso wichtig, dass die Kommunikation auch hier stattfindet: 

  • auf anderen Kanälen, wie Slack, Zoom oder persönlichen Meetings
  • nicht nur in Einzelgesprächen, sondern in regelmäßigen Projektmeetings
In unseren wöchentlichen Zoom-Meetings tauschen wir uns teamübergreifend aus und feiern besondere Anlässe

Natürlich freuen wir uns schon auf eines unserer BBQs im Sommer, um uns nach so langer Zeit wieder persönlich zu treffen.

Wie motivierst und unterstützt du dein Team?

Motivation ist nichts, was man einem Menschen von außen aufdrücken kann. Deshalb sind wir sehr darauf bedacht, die richtigen Leute für unser Team auszuwählen. Also die Personen, die motiviert sind, Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Das ist oft wichtiger als fachliche Fähigkeiten. 

Es ist aber auch wichtig, die Motivation und die Kreativität zu fördern. Auch wir brauchen Prozesse für wiederkehrende und mondäne Tätigkeiten, gleichzeitig schaffen wir uns aber auch geschützte Räume für Kreativität, ohne Hintergedanken. Das gibt uns die Chance, die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen und uns in dem, was wir tun, zu übertreffen. Zur Unterstützung unseres Teams haben wir Vier-Augen-Gespräche. Und ganz wichtig: wir hören zu.

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